Veelgestelde vragen

• Wie heeft toegang tot mijn dossier?

  Iedereen die toegang heeft tot het dossier gaat vertrouwelijk om met de informatie uit het dossier. Zij hebben een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij niet zomaar met anderen over het dossier mogen praten. Ook moeten zij in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
  
  De volgende medewerkers hebben toegang tot het dossier:
  

  • Medewerkers van Veilig Thuis Utrecht die betrokken zijn hebben toegang tot informatie in het dossier. Dat geldt ook voor de vervanger van deze medewerker. Voor gedragswetenschappers en juristen die om advies worden gevraagd kan het ook nodig zijn dat zij toegang hebben tot het dossier. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
  • Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben administratieve medewerkers toegang tot het dossier.

  
  Voor onderzoek & controle hebben de volgende personen toegang:
  

  • Leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) kunnen dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles, interne audits en klachtbemiddeling en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten.
  • Veilig Thuis Utrecht en/of Samen Veilig Midden-Nederland (moederorganisatie van Veilig Thuis Utrecht) kunnen ervoor kiezen om mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek in het kader van het algemeen belang. Voor dit onderzoek worden dossiers geselecteerd. Indien onderzoekers toegang krijgen tot een dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting t.a.v. het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Tevens zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportage nooit persoonsgegevens zijn opgenomen.
  • Jaarlijks krijgt Veilig Thuis Utrecht bezoek van een accountant. Voor de financiële controles die deze instantie uitvoert, kan steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de inspectie Justitie en Veiligheid een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan mee te werken. Dat geldt ook voor een onderzoek door de (Kinder)ombudsman. Medewerkers van de genoemde organisaties hebben tevens een geheimhoudingsverklaring getekend.

• Met wie mogen jullie mijn gegevens uitwisselen?

  Veilig Thuis Utrecht mag persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen doorgeven. Ook mogen wij niet zomaar persoonlijke gegevens opvragen. Daarvoor hebben wij toestemming nodig van de persoon van wie wij gegevens willen doorgeven of opvragen. Ook moeten wij beoordelen of de privacy van die persoon niet wordt geschonden door het uitwisselen van informatie. In de volgende situaties kunnen wij echter zonder toestemming de informatie met een ander uitwisselen:

  • Veilig Thuis Utrecht is soms wettelijk verplicht informatie te verstrekken. Bijvoorbeeld aan de Inspectie Gezondheidszorg & Jeugd bij een calamiteit. Of het verstrekken van informatie aan een gecertificeerde instelling als er sprake is van een ondertoezichtstelling.
  • Veilig Thuis Utrecht mag zonder toestemming gegevens uitwisselen met de Raad voor de Kinderbescherming, andere Veilig Thuis organisaties, de rechterlijke macht en openbaar ministerie en Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden als dat nodig is om het kind te beschermen.
  • Als het voor het uitvoeren van de taak van Veilig Thuis Utrecht noodzakelijk is, verstrekt Veilig Thuis Utrecht gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening.
  • Als een medewerker vindt dat hij of zij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor het kind of een andere betrokkene kan voorkomen, dan kan de medewerker persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld de politie of inbrengen in een samenwerkingsverband zoals een Zorg- en Veiligheidshuis.
  • Ter controle van de facturering van ons werk geeft Veilig Thuis Utrecht persoonsgegevens (naam/adres/woonplaats/BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten.
  • Veilig Thuis Utrecht is bevoegd om een melding te doen in het Elektronisch Signaleringssysteem Alle Risicojeugd (ESAR, provincie Flevoland) of in de Verwijsindex risicojongeren (VIR, provincie Utrecht). In deze systemen staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. De reden van de melding of inhoudelijke informatie die Veilig Thuis Utrecht over het kind heeft, wordt er niet in vermeld. Een melding omvat alleen het BSN van het kind, de naam en contactgegevens van Veilig Thuis Utrecht en de datum van de melding.

• Wat zijn mijn rechten met betrekking tot het verwerken van mijn persoonsgegevens?

  Je mag zien wat er in het dossier staat. Maar je mag alleen gegevens en informatie zien die over jouzelf gaat. Meer hierover lees je op onze pagina 'Mijn dossier'. Naast het recht op inzage in jouw gegevens, heb je ook het recht op:

  • correctie van je persoonsgegevens als er sprake is van feitelijke onjuistheden
  • verwijdering van je persoonsgegevens wanneer deze onrechtmatig zijn gebruikt of geen doel meer dienen
  • beperking van de verwerking van je persoonsgegevens, onder meer wanneer de juistheid van je persoonsgegevens wordt aangevochten (je persoonsgegevens mogen dan tijdelijk niet verder worden verwerkt)
  • bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor bv. wetenschappelijk onderzoek wegens specifieke persoonlijke omstandigheden (de gegevensverwerking zal worden stopgezet)
  • het verkrijgen van een afschrift van de gegevens die over jou zijn opgenomen in jouw dossier
  • een klacht kunnen indienen wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens door ons in strijd met de privacyverklaring zijn verwerkt
  • je klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens

  Als je gebruik wilt maken van je rechten dan kun je een verzoek indienen bij jouw medewerker Veilig Thuis Utrecht. Indien nodig zal de Functionaris Gegevensbescherming jouw verzoek in behandeling nemen. Je ontvangt binnen vier weken na je verzoek een reactie.

• Hoe lang bewaart Veilig Thuis Utrecht mijn gegevens?

  Veilig Thuis Utrecht is wettelijk verplicht de persoonsgegevens uit je dossier of het dossier van je kind ten minste 20 jaar te bewaren na afsluiting van dit dossier.

• Hoe zijn mijn gegevens beveiligd?

  De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang (bijhouden wie toegang heeft), gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.

• Hoe kan ik een klacht indienen over de verwerking van mijn persoonsgegevens?

  Ben je niet tevreden over hoe Veilig Thuis Utrecht omgaat met jouw persoonsgegevens? Bespreek dit dan met de medewerker en/of zijn of haar leidinggevende. Of neem contact op met de Functionaris Gegevensbescherming. Deze functionaris kan je onafhankelijk advies geven over de situatie waar je niet tevreden over bent. Je kunt je klacht of verzoek ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.